Azim Tunku Farik & Wong

We, Azim Tunku Farik & Wong (“ATFW”) recognize the importance of maintaining the privacy, security and accuracy of personal information in accordance with applicable privacy legislation. The ATFW privacy policy outlines how we treat the personal information of our clients, service providers and others.

A. ATFWs Privacy Principles

1. In the course of our commercial activities and, in particular, providing services to its clients, ATFW collects personal information about its clients, its employees and others.
2. This information may be used for contact purposes, for general human resource purposes and, more broadly to communicate with our clients and others regarding legal affairs relevant to them and, more specifically, the services that we provide.
3. When we are retained to act on behalf of a client, we use, retain, and disclose personal information on behalf of, and as instructed by, that client in connection with our advice. Our use, retention and disclosure of such information is governed by our duty of confidentiality to our client and, as applicable, by solicitor-client privilege.
4. ATFW recognises the importance of protecting the personal information that it holds respecting its clients, employees and others. This policy outlines the framework of ATFWs’ policies and procedures regarding its collection, use, retention and disclosure of personal information in respect of its client and others. It supplements, where applicable, our professional obligations of confidentiality and solicitor-client privilege.
5. Our privacy principles only apply to personal information about identifiable individuals. They do not apply to business information. Personal information does not include the name, title, business address or telephone number of an employee of an organization.
6. In the context of this policy, the term “client” includes all current, former and prospective clients and the term “employees” includes all current, former and prospective clients.

B. Why does ATFW collect information?

ATFW collects personal information in order that it may provide legal services and products to its clients and general administrative and human resource purposes. In addition, we may disseminate updates concerning legal issues which we provide as a service to our clients and others in the community.

C. What type of information does ATFW collect?

• name, gender, home address and telephone number, date of birth, marital status, emergency contacts, bankruptcy status;
• residency and work permit status, nationality and passport information;
• income tax number, NRIC Numbers or other taxpayer identification number, banking details;
• SOCSO, EPF, insurance and other benefits information (including the gender, age, nationality and passport information for any spouse, minor children or other eligible dependants and beneficiaries);
• date of hire, date(s) of promotions(s), work history, technical skills, educational background, professional certifications and registrations, language capabilities, training courses attended;
• height, weight and clothing sizes, photograph, physical limitations and special needs;
• records of work absences, vacation entitlement and requests, salary history and expectations, performance appraisals, letters of appreciation and commendation, and disciplinary and grievance procedures;
• where permitted by law and proportionate in view of the function to be carried out by an employee or prospective employee, the results of credit and criminal background checks, the results of drug and alcohol testing, screening, health certifications, driving licence number, vehicle registration and driving history;
• information required to comply with laws, the requests and directions of law enforcement authorities or court orders;
• information captured on security systems, including CCTV and key card/biometric entry systems;
• voicemails, e-mails, correspondence and other work product and communications created, stored or transmitted by an employee using ATFW’s computer or communications equipment;
• date of resignation or termination, reason for resignation or termination, information relating to administering termination of employment (e.g. references); and/or
• maintain sickness records and occupational health programmes.

There are Closed Circuit Television (CCTV) cameras in operation within and around our office premises, which are used for the following purposes:

• to prevent and detect crime;
• to protect the health and safety of our staff and other visitors.

D. How does ATFWs collect your personal information?

1. Most of the personal information we process is information that you knowingly provide to us. However, in some instances, we process personal information that we are able to infer about you based on other information you provide to us or on our interactions with you, or personal information about you that we receive from a third party with your knowledge or from referrals by persons whom such parties have requested to provide us with specific information.
2. Sometimes we may obtain information about you from other sources including:
   • Government agencies or registries
   • Doctors and other medical professionals
   • Accountants or other professional advisors
   • Financial institutions
   • Insurance companies
   • Credit bureaus
   • Other third parties who represent that they have the right to disclose such personal information

E. How does ATFWs use your personal information?

ATFW may use your personal information for the following purposes:

• to provide legal services;
• for billing, record keeping and other client contact and service matters ;
• for audit and record keeping purposes;
• for account collection purposes;
• to manage and develop its business and operations;
• to learn about the needs of current and potential clients, to develop or offer services and products tailored to those needs and to communicate with those clients regarding current and future products and services;
• to follow-up on client comments and suggestions;
• for use as authorized/required by or under the law;
• administer termination of employment and provide and maintain references; and/or
• maintain emergency contact and beneficiary information.

F. Disclosure of your personal information

ATFW will only disclose your personal information for purposes related to its providing of services to you, or with your expressed consent, or if required or authorised by law. For example, we may disclose your information:

• when the legal services we are providing to you require us to give your information to third parties (for example, a lender / chargee / mortgagee / their lawyers in a real estate mortgage transaction or the counter party or their solicitors in a transaction);
• where it is necessary to establish or collect fees;
• if we engage expert witnesses on your behalf;
• if we retain other law firms in other States or jurisdictions, on your behalf;
• if a Court issues a subpoena; and/or
• when dealing with opposing counsel if disclosure of the relevant information is necessary for the legal services we are providing to you.

G. Consent

1. We may obtain your consent to our collection, use and disclosure of your information either expressly, for stated purposes (such as in a retainer letter) or impliedly (i.e. when you voluntarily give it to us or when the purposes are not stated expressly but are indicated by the relevant circumstances or which follow logically from other expressly stated purposes). You may withdraw or amend any consent previously given by contacting our Office Manager or any one of our lawyers, subject to any legal or contractual restriction and upon reasonable notice to us.
2. Your consent to our collection of certain personal information may be required in order for us to provide legal services. However, we will not require, as a condition of providing a service, that personal information not related to providing such service be collected.

H. Our Agents, Service Providers and Suppliers

Like many businesses, from time to time, we may outsource the processing of certain functions and/or information to third parties. When we do outsource the processing of your personal information to third parties or provide your personal information to third party service providers, we oblige those third parties to protect your personal information with appropriate security measures and prohibit them from using your personal information for their own purposes or from disclosing your personal information to others.

I. Access to information and updating your personal information

If any of your information changes, please contact us so that we may make any necessary changes. All requests for access and amendments to your personal information must be submitted in writing to:-

 

---

 

Azim, Tunku Farik & Wong

Kami, Azim, Tunku Farik & Wong (“ATFW”) mengiktiraf kepentingan dalam mengekalkan privasi, keselamatan dan ketepatan maklumat peribadi mengikut undang-undang privasi yang terpakai. Polisi privasi ATFW menggariskan bagaimana kami menguruskan maklumat peribadi para klien kami, pembekal perkhidmatan dan lain-lain pihak yang berkenaan.

A. Prinsip privasi ATFW

1. Dalam pengendalian urusan komersial kami dan, secara khususnya, dalam menyediakan perkhidmatan kepada kliennya, ATFW mengumpul maklumat peribadi berkenaan kliennya, pekerjanya dan lain-lain pihak.
2. Maklumat ini boleh digunakan untuk tujuan perhubungan, tujuan sumber manusia umum dan lebih meluas untuk berkomunikasi dengan para klien kami dan lain-lain mengenai hal ehwal undang-undang yang relevan kepada mereka dan lebih spesifik, perkhidmatan guaman yang kami sediakan.
3. Apabila kami dilantik untuk mewakili seseorang klien, kami menggunakan, mengekalkan dan mendedahkan maklumat peribadi bagi pihak dan dengan arahan daripada klien tersebut berkaitan dengan nasihat kami. Penggunaan, pengekalan dan pendedahan kami mengenai maklumat tersebut adalah dikawal dengan kewajipan kerahsiaan kami terhadap klien kami, dan seperti tertakluk kepada hubungan khas di antara peguamcara-pelanggan.
4. ATFW mengiktiraf kepentingan dalam menjaga maklumat peribadi yang mana kami menghormati para klien, pekerja dan lain-lain pihak. Polisi ini memberikan rangka untuk polisi-polisi dan prosedur-prosedur ATFW berkenaan dengan pengumpulan, penggunaan, pengekalan dan pendedahan maklumat peribadi dalam menghormati para klien dan lain-lain pihak.Ini melengkapkan, dimana terpakai, kewajipan professional terhadap kerahsian dan hubungan khas di antara peguamcara-klien.
5. Prinsip privasi kami hanya terpakai kepada maklumat peribadi individu yang >boleh dikenal pasti. Prinsip ini tidak terpakai kepada maklumat perniagaan. Maklumat peribadi tidak termasuk nama, pangkat, alamat perniagaan atau nombor telefon pekerja sesebuah organisasi.
6. Dalam konteks polisi ini, istilah “klien” adalah termasuk semua klien semasa, terdahulu dan bakal pelanggan, dan istilah “pekerja” adalah termasuk semua pekerja semasa, terdahulu dan bakal pekerja.

B. Mengapakah ATFW mengumpul maklumat?

ATFW mengumpul maklumat peribadi untuk membolehkannya menyediakan perkhidmatan undang-undang dan produk kepada para kliennya serta untuk tujuan pentadbiran umum dan sumber manusia. Sebagai tambahan, ini membolehkan ATFW menyebarkan perkembangan mengenai isu undang-undang yang mana kami sediakan sebagai satu perkhidmatan kepada para klien kami dan orang-orang lain dalam masyarakat.

C. Apakah jenis maklumat yang dikumpul ATFW?

• Nama, jantina, alamat kediaman dan nombor telefon, tarikh lahir, status perkahwinan, nombor untuk dihubungi jika kecemasan, status bankrap;
• Status permit kediaman dan pekerjaan, kewarganegaraan dan maklumat pasport;
• Nombor cukai pendapatan, nombor kad pengenalan atau nombor pengenalan pembayar cukai yang lain, butir-butir perbankan;
• SOCSO, KWSP, insurans dan maklumat-maklumat penting yang lain (termasuk jantina, umur, kewarganegaraan dan maklumat pasport bagi pasangan, anak dibawah umur atau tanggungan dan benifisari lain)
• Tarikh bekerja, tarikh kenaikkan pangkat, sejarah pekerjaan, kemahiran-kemahiran teknikal, latar belakang pendidikan, pensijilan dan pendaftaran professional, kemahiran bahasa, kursus-kursus latihan yang dihadiri;
• Ketinggian, berat, saiz pakaian, gambar, had fizikal dan keperluan khas;
• Rekod ketidakhadiran, kelayakan dan permohonan bercuti, sejarah dan jangkaan pendapatan, penilaian prestasi, surat penghargaan dan sokongan, dan prosedur disiplin dan aduan;
• Dimana dibenarkan undang-undang dan bersesuaian dengan tujuan untuk pekerja atau bakal pekerja menjalankan pemeriksaan hutang dan latarbelakang jenayah, ujian dadah dan alcohol, pemeriksaan kesihatan, nombor lesen memandu, nombor pendaftaran kenderaan dan sejarah pemanduan;
• Maklumat yang diperlukan bagi mematuhi undang-undang, permintaan dan arahan dari badan penguatkuasa undang-undang atau mahkamah;
• Maklumat yang dirakamkan dalam sistem keselamatan, termasuk CCTV dan kad kunci/sistem kemasukan biometrik;
• Mel suara, e-mail, surat-menyurat dan hasil kerja lain dan kamunikasi yang dicipta, disimpan atau dipindahkan oleh seseorang pekerja menggunakan computer ATFW atau peralatan komunikasi;
• Tarikh perletakkan jawatan atau pemberhentian, alasan perletakkan jawatan atau pemberhentian; maklumat mengenai penamatan pekerjaan (contoh: rujukan); dan/atau
• Menyenggara rekod penyakit dan program kesihatan pekerjaan.

Terdapat kamera litar tertutup (CCTV) beroperasi dalam dan sekitar bangunan pejabat kami yang mana kami gunakan untuk tujuan-tujuan berikut:

• Untuk mengelak dan mengesan jenyah;
• Untuk menjaga kesihatan dan keselamatan pekerja dan pelawat kami.

D. Bagaimanakah ATFW mengumpul maklumat peribadi anda?

1. Kebanyakan maklumat peribadi yang kami proses adalah maklumat yang diberikan dalam pengetahuan anda. Walau bagaimanapun, dalam sesetengah situasi, kami memproses maklumat peribadi yang mana kami boleh membuat kesimpulan mengenai anda berdasarkan maklumat lain yang anda berikan kepada kami atau berdasarkan interaksi kami dengan anda, atau maklumat peribadi mengenai anda yang mana kami terima daripada pihak ketiga dengan pengetahuan anda atau daripada rujukan oleh seseorang yang mana pihak-pihak tersebut telah meminta untuk memberikan maklumat spesifik kepada kami.
2. Ada kalanya kami boleh mendapatkan maklumat berkenaan anda melalui sumber-sumber lain termasuk:
   • Agensi atau pendaftaran kerajaan
   • Doktor atau pengamal perubatan lain
   • Akauntan atau penasihat professional lain
   • Institusi kewangan
   • Syarikat insurans
   • Biro kredit
   • Pihak ketiga lain yang mewakili mereka yang mempunyai hak untuk mendedahkan maklumat peribadi tersebut

E. Bagaimanakah ATFW menggunakan maklumat peribadi anda?

ATFW boleh menggunakan maklumat peribadi anda untuk tujuan-tujuan berikut:

• Untuk menyediakan perkhidmatan undang-undang
• Untuk membuat bil, penyimpanan rekod dan urusan perhubungan dan perkhidmatan klien;
• Untuk tujuan audit dan penyimpanan rekod;
• Untuk tujuan pengutipan akaun;
• Untuk mengurus dan mengembang perniagaan dan operasinya;
• Untuk mengetahui keperluan klien semasa dan bakal klien untuk mengembang atau menawarkan perkhidmatan dan produk bersesuaian dengan keperluan tersebut dan untuk berkomunikasi dengan para klien tersebut mengenai perkhidmatan dan produk terkini dan yang akan datang;
• Untuk membuat susulan dengan klien mengenai komen dan cadangan;
• Untuk kegunaan yang dibenarkan/diperlukan oleh undang-undang;
• Mentadbir penamatan pekerjaan dan menyediakan dan mengekalkan rujukan; dan/atau
• Menyenggara nombor untuk dihubungi jika kecemasan dan maklumat benifisiari.

F. Pendedahan maklumat peribadi anda.

ATFW hanya akan mendedahkan maklumat peribadi anda untuk tujuan-tujuan berkaitan dengan penyediaan perkhidmatan kepada anda, atau dengan keizinan nyata anda, atau jika dibenarkan atau diperlukan oleh undang-undang. Sebagai contoh, kami boleh mendedahkan maklumat anda:

• Apabila perkhidmatan undang-undang yang kami sediakan kepada anda memerlukan kami untuk memberi maklumat anda kepada pihak ketiga (contoh: pemberi pinjaman/ pemegang gadaian/ pemegang gadai janji/ peguam yang dilantik oleh mereka dalam transaksi gadai janji hartanah atau pihak lawan atau peguamcara mereka dalam sesebuah transaksi)
• Apabila ianya diperlukan untuk mewujudkan atau mengutip fi-fi;
• Jika kami melibatkan saksi pakar bagi pihak anda;
• Jika kami melantik firma guaman lain di dalam negeri atau kawasan lain bagi pihak anda;
• Jika mahkamah mengeluarkan subpoena; dan/atau
• Apabila berurusan dengan peguam berlawanan pihak, jika pendedahan maklumat yang relevan diperlukan untuk perkhidmatan undang-undang yang kami sediakan kepada anda.

G. Keizinan

1. Kami boleh mendapatkan keizinan anda untuk pengumpulan, penggunaan dan pendedahan maklumat anda ada secara nyata, untuk tujuan-tujuan yang dinyatakan (sebagai contoh dalam surat lantikan) atau secara tidak nyata (iaitu apabila anda secara sengaja memberikan kepada kami atau apabila tujuan-tujuan adalah tidak dinyatakan tetapi ia ditunjukkan dalam keadaan-keadaan relevan atau yang mana mengikut logik daripada tujuan-tujuan yang dinyatakan). Anda boleh menarik balik atau meminda mana-mana keizinan yang diberikan sebelum ini dengan menghubungi Pengurus Pejabat kami atau mana-mana peguam kami, tertakluk kepada sekatan undang-undang atau kontrak dan setelah memberikan notis yang munasabah.
2. Keizinan anda kepada kami untuk mengumpul maklumat peribadi tertentu boleh diperolehi dalam tujuan kami menyediakan perkhidmatan undang-undang. Walaubagaimanapun, kami tidak mendapatkan sebarang maklumat yang tidak berkaitan sebagai syarat untuk menyediakan perkhidmatan.

H. Agen, Pembekal Perkhidmatan dan Pembekal kami

Sepertimana perniagaan-perniagaan lain, dari semasa ke semasa, kami mungkin memberikan fungsi dan/atau maklumat tertentu kepada pihak ketiga. Apabila kami memberikan maklumat peribadi anda kepada pihak ketiga atau memberikan maklumat peribadi anda kepada pembekal perkhidmatan pihak ketiga, kami akan memastikan pihak ketiga tersebut menjaga maklumat peribadi anda dengan langkah-langkah keselamatan yang bersesuian dan melarang mereka daripada menggunakan maklumat peribadi anda untuk kegunaan mereka sendiri atau daripada mendedahkan maklumat peribadi anda kepada pihak lain.

I. Akses kepada maklumat dan mengemaskini maklumat peribadi anda

Jika mana-mana maklumat anda berubah, sila hubungi kami bagi kami melakukan perubahan yang diperlukan, Segala permintaan untuk mengakses dan meminda maklumat peribadi anda dan mestilah diserahkan dalam bentuk bertulis ke:-